Nutzung des Kaisersaals
Sachverhalt
Aufgrund der Corona-Pandemie müssen die Sitzungen der Ausschüsse der Landeshauptstadt Erfurt derzeit in der Thüringenhalle zu hohen Mieten stattfinden. Der Kaisersaal in Erfurt hat besonders große Räumlichkeiten, die ebenfalls die Durchführung von Sitzungen ermöglichen.
Als Kapitalgesellschaft mit Beteiligung der Stadt Erfurt, sollte die Kaisersaal Erfurt GmbH der Stadt Erfurt entgegenkommen und mit ihr die beantragte Vereinbarung für die Zeit der coronabedingten Einschränkungen aushandeln. Die Miete sollte dabei günstiger als die Miete für die Thüringenhalle ausfallen.
Hierauf hat der Oberbürgermeister hinzuwirken. Durch diese Vereinbarung könnte die Stadt Erfurt Haushaltsmittel sparen und die Kaisersaal Erfurt GmbH zusätzliche Einnahmen generieren, die aufgrund der nur eingeschränkten Durchführbarkeit von Veranstaltungen sonst entgehen würden.
Im Rahmen der Vereinbarung sollte zudem die Zurverfügungstellung des Kaisersaals und seiner Tagungsräume für parteipolitische Veranstaltungen, nur für die Dauer der Corona-Pandemie und der damit verbundenen Einschränkungen, in Betracht gezogen werden. Infolge der besonderen Auflagen sind die Möglichkeiten für Mitgliederversammlungen und Parteitage stark begrenzt. Die Bereitstellung des Kaisersaals, bis andere Lokalitäten wieder für größere Veranstaltungen verfügbar sind, kann dazu beitragen, dass Parteien ihrer politischen Arbeit wieder ordnungsgemäß und uneingeschränkt nachkommen können.
Sobald sich die Lage insgesamt wieder entspannt hat, sollen parteipolitische Veranstaltungen entsprechend des grundsätzlichen Wunsches der Kaisersaal Erfurt GmbH dort nicht mehr stattfinden. Es darf sich vorliegend nur um eine Ausnahme aufgrund der derzeitigen Ausnahmesituation handeln. Die Dringlichkeit ist gegeben. Die Maßnahmen aufgrund der Corona-Pandemie werden in naher Zukunft aufgrund steigender Zahlen wahrscheinlich nicht abnehmen.
Eine erhebliche Entspannung der Lage ist bis Frühjahr/Sommer 2021 nicht zu sehen. Die Stadtverwaltung muss in naher Zukunft die Sitzungen für 2021 planen können. Dafür muss sie auch wissen, welche Räumlichkeiten ihr wann zur Verfügung stehen könnten. Die Vereinbarung mit der Kaisersaal Erfurt GmbH ist daher schnellstmöglich auszuhandeln.
Beschlussvorschlag
01 Der Oberbürgermeister wird beauftragt auf eine zeitlich befristete, jedoch verlängerbare Vereinbarung mit der Kaisersaal Erfurt GmbH hinzuwirken, die beinhaltet, dass parteipolitische Veranstaltungen und Ausschusssitzungen der Landeshauptstadt Erfurt während der Zeit der Corona-Pandemie, unter entsprechender Einhaltung des jeweils geltenden Hygienekonzepts, ab 2021 im Kaisersaal stattfinden können.
02 Die zu entrichtende Miete pro Veranstaltung und Ausschusssitzung soll lediglich kostendeckend sein.
Zur vorgelegten DS 2135/20 der AfD-Fraktion zur Nutzung des Kaisersaals wird nach Rücksprache mit dem Geschäftsführer der Kaisersaal Erfurt GmbH wie folgt Stellung genommen:
Zu 01
Die Kaisersaal Erfurt GmbH ist Verpächterin des Objektes Kaisersaal an die Kaisersaal Gastronomie- & Veranstaltungs GmbH als private Betreiberin des Objektes. Insofern kann die Kaisersaal Erfurt GmbH keine Vereinbarungen mit der Stadt Erfurt abschließen, da sie nicht Betreiberin des Objektes ist.
Die Betreiberin des Objektes hat für das kommende Jahr bereits vertraglich gebundene Veranstaltungen im Kalender, sodass insbesondere eine Terminfindung für Ausschusssitzungen und parteipolitische Veranstaltungen eher schwierig wird, da diese an einen festen Sitzungsplan gebunden sind.
Bereits am 14.09.2020 erfolgte durch das Amt für Grundstücks- und Gebäudeverwaltung eine Anfrage an die Pächterin, ob und zu welchen Konditionen der Kaisersaal für Sitzungen der Ausschüsse bzw. des Stadtrates unter Pandemiebedingungen zur Verfügung gestellt werden kann. Diese Anfrage hat die Pächterin nach Abstimmung mit dem Amt umfassend beantwortet, einen Bestuhlungsplan erarbeitet und die entsprechenden Kosten als Angebot übermittelt. Die in der Anfrage genannten Termine waren nur teilweise umsetzbar.
Aufgrund der pandemiebedingten Auflagen ist mit den angefragten Personenzahlen die Durchführung von entsprechenden Sitzungen nur im Kaisersaal und das teilweise nur bei Nutzung aller drei Ebenen möglich. Nach unserer Kenntnis sind die Kosten der Anmietung etwas höher als bei anderen angefragten Objekten.
Zu 02
Der Pächterin ist es nicht möglich, die Räume des Kaisersaales zu ausschließlich Betriebskostenpreisen anzubieten. Um Veranstaltungen, gerade in einem Objekt, wie dem Kaisersaal, durchführen zu können, entstehen Kosten für Heizung, Energie (Lüftung), Reinigung der Räume und Toiletten, Bestuhlung, Wäschekosten, Veranstaltungstechnik nach Bedarf, Personal für technische Absicherung, Sicherheitsdienst und Veranstaltungsbegleitung. Diese Kosten hat die Pächterin bei ihrem Preisangebot bereits auf ein Minimum reduziert.