Drucksache 0073/25; Anfrage nach § 9 Abs. 2 GeschO; Optimierung der Kostenkontrolle durch Einhaltung der DIN 276; öffentlich
Sehr geehrte Frau Rottstedt,
im Rahmen des Prüfberichtes 3/2024 des städtischen Rechnungsprüfungsamtes, welcher als Drucksache 2065/24 – Prüfungsbericht Nr. 3/2024: Prüfung des Systems der Überwachung der Kostenentwicklung (Kostenverfolgung) während der Bauausführung im Tiefbaubereich – den städtischen Gremien zur Kenntnis gegeben wurde, hatte die Verwaltung hinsichtlich der Baukostenkontrolle und –planung durch das Tiefbau- und Verkehrsamt und den Entwässerungsbetrieb bereits Stellung genommen.
Die DIN 276 erstreckt sich auf die Kosten von Hochbauten, Ingenieurbauten, Infrastrukturanlagen und Freiflächen sowie die damit zusammenhängenden projektbezogenen Kosten. Die Bereiche der Verwaltung einschließlich der weiteren mit Baumaßnahmen beschäftigten Eigenbetriebe wurden im Rahmen der Beantwortung eingebunden.
Im Ergebnis kann festgestellt werden, dass die DIN 276 als Norm für die Kostenplanung im Bauwesen, insbesondere für die Ermittlung und Gliederung von Kosten die Grundlage bildet.
Dies vorausgeschickt beantworte ich Ihre Fragestellungen speziell für die einzelnen Ämter/Eigenbetriebe wie folgt:
1. Wie plant die Stadt Erfurt, die Einhaltung der DIN 276 außerhalb der Entwässerungsbetriebe in allen Bereichen der Bauplanung und -überwachung insbesondere bei Hochbauprojekten oder infrastrukturellen Vorhaben systematisch durchzusetzen und laufende Ergebnisse dem Stadtrat zugänglich zu machen?
Grundsätzliches Ziel der Stadtverwaltung ist die ordnungsgemäße Kostenverfolgung bei Baumaßnahmen. Anhand der Ergebnisse der Jahresrechnungen sowie der Plandaten können und werden die Gesamtkosten einzelner Projekte ausgewertet und im Rahmen des jährlichen Rechenschaftsberichts dargestellt. Darüber hinaus erfolgt ein Reporting im zuständigen Fachausschuss zur Umsetzung von Investitionen von erheblichem Umfang und vierteljährig durch die Quartalsberichte in den Werkausschüssen Thüringer Zoopark Erfurt und Erfurter Sportbetrieb. Dies entspricht der Beschlussfassung des Stadtrates durch den Haushaltsbegleitbeschluss Nr. 21 zur Haushaltsplanung 2024/2025 (Beschluss zur Drucksache 2436/23). Die gesamte Stadtverwaltung Erfurt, aber insbesondere das Amt für Gebäudemanagement, hat im Zusammenhang mit der Vergabe von Aufträgen und der Beantragung von Fördermitteln als Auftraggeber spezielle Anforderungen an die Kostendokumentation. In diesem Fall müssen die beauftragten Büros die Unterlagen gemäß den Anforderungen der Stadtverwaltung liefern. Die DIN 276 ist dabei ein wichtiges Instrument, um die Kosten transparent und nachvollziehbar zu planen und zu dokumentieren. Die DIN 276 ist eine Norm, die zur Kostenplanung und -berechnung im Bauwesen verwendet wird. Sie dient dazu, die Baukosten in verschiedenen Phasen eines Bauprojekts zu erfassen und zu dokumentieren. Die Norm ist bauteilorientiert, was bedeutet, dass sie Kosten für einzelne Bauteile eines Gebäudes oder Bauwerks detailliert aufschlüsselt.
Jedoch wird im Vergabeverfahren in der Regel eine andere Herangehensweise angewendet, da hier die Kosten nicht nach Bauteilen, sondern nach Gewerken oder Losen verfolgt werden. Dies bedeutet, dass die Kostenschätzung und -planung nach den verschiedenen Gewerken oder Losen unterteilt wird, wie zum Beispiel für den Rohbau, die Haustechnik oder die Außenanlagen. Dies ist aus Sicht der Vergabe- und Ausschreibungsverfahren zielführender, da die Kosten für jedes Gewerk getrennt und unabhängig voneinander kalkuliert werden, was eine präzisere und besser nachvollziehbare Kostenkontrolle ermöglicht.
Die Anwendung und Einhaltung der DIN 276 ist für das Garten- und Friedhofsamt bei jeglichen Projektrealisierungen obligatorisch. Die Vorgaben der Norm werden in allen Bereichen der Planung und Umsetzung von Bauvorhaben konsequent umgesetzt. Dies betrifft sowohl die Kostenschätzung, die Kostenberechnung, als auch die Kostenkontrolle. Die Einhaltung der DIN 276 allein kann jedoch keine Kostensteigerungen bei Bauprojekten verhindern (siehe auch Anmerkungen am Ende der Beantwortung zu Frage 1).
Der Thüringer Zoopark Erfurt setzt alle öffentlich ausgeschriebenen Bauprojekte nach der DIN 276 um. Künftig wird die Bauplanung und Bauüberwachung weiter professionalisiert und eine neue Projektstruktur etabliert. In der Umsetzung fordert der Zoo von den projektbegleitenden Planern eine regelmäßige Kostenkontrolle und Fortschreibung ab, deren Einhaltung zooseitig eingefordert und geprüft wird.
Der Erfurter Sportbetrieb setzt alle öffentlich ausgeschriebenen Bauprojekte im investiven Bereich und in der Werterhaltung nach der DIN 276 um. In der Umsetzung der Bauprojekte wird von den projektbegleitenden Planern eine regelmäßige Kostenkontrolle und Fortschreibung abgefordert, deren Einhaltung eingefordert und geprüft wird.
Insgesamt sei ergänzend angemerkt, dass die aktuellen Preissteigerungen in der Baubranche in erster Linie durch mehrere Krisen mit weltweitem Ausmaß sowie der damit in Verbindung stehenden Wirtschaftskrise der Bundesrepublik begründet sind. Des Weiteren ist es nicht ungewöhnlich, dass sich Projekte aufgrund verschiedener fachlicher Belange in ihrem Umfang weiterentwickeln, was wiederrum ebenso Kostensteigerungen verursachen kann bzw. verursacht.
Zu den Kostensteigerungen in Projekten erfolgt eine Berichterstattung gegenüber den zu beteiligten Gremien oder auch die Einholung einer Beschlussfassung gemäß den festgelegten Zuständigkeiten in der Hauptsatzung, der Geschäftsordnung des Erfurter Stadtrates und den Eigenbetriebssatzungen, beispielsweise bei begründeten Nachträgen zum Ursprungsauftrag.
2. Welche Schritte werden unternommen, um Wissensmanagement und Projektabschlussberichte in die Bauplanung und -durchführung zu integrieren, um wiederholte Kostenüberschreitungen zu vermeiden?
Das Amt für Gebäudemanagement verfolgt eine klare Strategie zur Integration von Wissensmanagement und Projektabschlussberichten, um aus abgeschlossenen Projekten zu lernen und systematische Fehler zu vermeiden. Die zentralen Schritte sind:
- Erstellung standardisierter Projektabschlussberichte: Nach Abschluss eines Bauprojekts wird ein Abschlussbericht erstellt, der sämtliche relevanten Daten zu Kosten, Terminen, Abweichungen und Risiken enthält. Diese Berichte dienen als Grundlage für zukünftige Projekte.
- Aufbau einer Wissensdatenbank: Eine digitale Wissensdatenbank wird im zur Verfügung stehenden Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt, in der alle Projekterfahrungen, Abschlussberichte und bewährten Verfahren zentral gespeichert und für zukünftige Planungen nutzbar gemacht werden.
- Regelmäßige Evaluationsrunden: Das Amt für Gebäudemanagement organisiert regelmäßig Projektauswertungsrunden, in denen zentrale Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten systematisch analysiert und in künftige Planungsprozesse integriert werden.
- Einrichtung eines interdisziplinären Steuerungsteams: Ein Team aus Vertretern der verschiedenen bauenden Ämter (z. B. Amt für Gebäudemanagement, Garten- und Friedhofsamt, Tiefbau- und Verkehrsamt, Erfurter Sportbetrieb, Erfurter Entwässerungsbetrieb) wurde bereits eingerichtet, um den Erfahrungsaustausch zu fördern und eine einheitliche Vorgehensweise bei der Bauplanung sicherzustellen.
- Fortbildung und Schulung: Die Mitarbeiter des Amtes für Gebäudemanagement werden kontinuierlich in den Bereichen Kostenkontrolle, Terminplanung und Risikomanagement geschult, um die Qualität der Planung und Durchführung zu verbessern.
- Verbindliche Kosten- und Terminberichte: Während der Projektdurchführung werden regelmäßige Sachstandsberichte durch die beauftragten Planungsbüros erstellt. Diese Berichte werden mit den Erkenntnissen aus früheren Projekten abgeglichen, um frühzeitig Abweichungen zu identifizieren und gegenzusteuern.
Durch die institutionalisierte Nutzung von Abschlussberichten und die Verknüpfung mit einem kontinuierlichen Wissensmanagement wird nicht nur die Qualität der Bauprojekte verbessert, sondern auch das Risiko von Kostenüberschreitungen langfristig reduziert.
Sowohl innerhalb des Garten- und Friedhofsamtes als auch ämterübergreifend finden regelmäßige Beratungen und Reportings über Projektstände, aktuelle Hürden und entsprechende Lösungsstrategien statt. Nur durch abgestimmte und funktionierende Projektstrukturen ist es möglich, das hohe Pensum an Projekten der öffentlichen Hand zielführend zu realisieren. Statusberichte sind dabei ebenso regelmäßig angewendete Instrumente, wie auch Projektabschlussberichte und Evaluationen. In erster Linie ist jedoch eine stetige, offene und sachliche Kommunikation zwischen den einzelnen Projektpartnern ein unabdingbarer Baustein im Prozessmanagement.
Innerhalb des Eigenbetriebs Thüringer Zoopark Erfurt wird seit Jahresbeginn eine neue Projektstruktur etabliert, welche u. a. ein konstantes, personell untersetztes Controlling vorsieht. Darüber hinaus findet ein regelmäßiger Austausch zu laufenden und abgeschlossenen Bauprojekten statt, welche auch zum Ziel haben, ggf. eintretende Kostensteigerungen zu analysieren und auszuwerten, um diese zukünftig bestenfalls zu vermeiden. Ein regelmäßiger Erfahrungsaustausch mit anderen bauenden Ämtern findet auf Arbeitsebene zu Fachfragen nach Erfordernis statt.
Innerhalb des Erfurter Sportbetriebes findet ein regelmäßiger Austausch zu den laufenden und abgeschlossenen Bauprojekten ab. Dabei werden ggf. eintretende Kostensteigerungen analysiert und ausgewertet, um diese zukünftig bestenfalls zu vermeiden.
Ein Erfahrungsaustausch mit dem Amt für Gebäudemanagement, dem Tiefbau- und Verkehrsamt oder dem Entwässerungsbetrieb findet auf Arbeitsebene zu Fachfragen nach Erfordernis statt.
3. Inwiefern plant die Stadt eine stärkere Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen in der Bauprojektkontrolle, besonders die Nutzung und Integration von Softwarelösungen wie AVA-Programmen oder Dokumentenmanagementsystemen in allen städtischen Bauprojekten zu standardisieren?
Die geplanten Maßnahmen des Amtes für Gebäudemanagement umfassen:
- Standardisierung von AVA-Programmen: Die Nutzung von Ausschreibungs-, Vergabe- und Abrechnungssoftware (AVA) wie iTWO wird zur Pflicht städtischen Bauprojekten, die durch das Amt für Gebäudemanagement betreut werden. Diese Programme ermöglichen eine nahtlose Planung, Kostenverfolgung und Dokumentation entlang der gesamten Projektlaufzeit.
- Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS): Ein DMS wird derzeit im Amt für Gebäudemanagement flächendeckend implementiert, um eine revisionssichere Ablage und den zentralen Zugriff auf Bauunterlagen zu gewährleisten. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Transparenz.
- Automatisierte Schnittstellen: Das Amt für Gebäudemanagement plant, eine einheitliche IT-Infrastruktur zu schaffen, die eine automatische Datenübertragung zwischen AVA-Programmen, CAD-Systemen (wie AutoCAD) und CAFM-Lösungen (Computer-Aided Facility Management) ermöglicht. Dadurch wird eine durchgängige Datenverfügbarkeit sichergestellt.
- Förderung von BIM (Building Information Modeling): Die Einführung von BIM-Methoden wird als langfristiges Ziel verfolgt. BIM ermöglicht eine vollständig digitale Abbildung von Bauprojekten, von der Planung bis zur Instandhaltung, und verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten.
- Pilotprojekte zur Digitalisierung: Im Rahmen von Pilotprojekten werden neue Technologien wie digitale Baufortschrittskontrollen oder die automatisierte Erstellung von Ausschreibungen getestet, bevor sie flächendeckend eingeführt werden.
Durch die Nutzung von verschiedensten Softwarelösungen im Garten- und Friedhofsamt, wie zum Beispiel AVANTI zur Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Vectorworks zur technischen Zeichnung von Plänen, sowie dem DMS-Verfahren „nscale“ erfolgt das Management von Planungsprozessen bereits seit mehreren Jahren nahezu vollständig digital.
Der Erfurter Sportbetrieb setzt Softwarelösungen wie das AVA Programm Avanti, Ausschreibungen nach Sirados Texten und das CAD-BIM Programm Vektorworks ein.
Abschließend sein hierzu angemerkt, dass die Stadtverwaltung aktiv daran arbeitet, Prozesse in der Bauprojektkontrolle durch Digitalisierung und Automatisierung zu optimieren. Wie aufgelistet dargestellt, werden bereits einige digitale Systeme hierfür in mehreren Bereichen genutzt bzw. eingeführt (bspw. AVA, DMS).
Mit freundlichen Grüßen
A. Horn