Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister,
aus der Beantwortung zur Drucksache 2033/20 ergeben sich folgende Nachfragen, um deren Beantwortung gebeten wird:
- In welcher Art und Weise erfolgt bei der Sichtung der Inventarlisten eine Dokumentation des Sichtungs- und Bearbeitungsergebnisses und werden insb. Kopien erstellt, die bei der bewilligenden Stelle verbleiben?
- Ist die geförderte Stelle dazu verpflichtet, Inventarlisten zu archivieren, wenn ja, wie lange und wenn nein, warum nicht?
- Wie ist sichergestellt, dass Stadtratsmitglieder Akteneinsicht in die Inventarlisten nehmen können?
Mit freundlichen Grüßen
Sascha Schlösser
Antwort der Stadtverwealtung
Sehr geehrter Herr Schlösser,
Ihre Anfragebeantworte ich wie folgt:
1. In welcher Art und Weise erfolgt bei der Sichtung der Inventarlisten eine Dokumentation des Sichtungs-und Bearbeitungsergebnisses und werden ins. Kopien erstellt, die bei der bewilligten Stelle verbleiben?
Die Inventarlisten werden zusammen mit dem Verwendungsnachweis der bewilligenden Stelle vorgelegt und durch diese geprüft. Es erfolgt der Abgleich der mit Fördermitteln angeschafften Gegenständeim Verwendungsnachweis sowie in den dann vorzulegenden Inventarlisten.Diese Sichtung erfolgt durch den Fördermittelgeber.Daneben werden beim FördermittelempfängerStichprobenkontrollen durchgeführt. Die Inventarlisten verbleiben im Nachgang bei der geförderten Stelle.
2. Ist die geförderte Stelle dazu verpflichtet, Inventarlisten zu archivieren, wenn ja, wie lange und wenn nein warum nicht?
Gemäß Ziffer 4 der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Förderungen (ANBestEF) sind Inventarlisten zu führen. Gemäß den weiteren Bestimmungen „… darf der Förderempfänger binnen 5 Jahre nach Eigentumserwerb nur nach vorheriger Zustimmung der Stadt veräußern, verkaufen, verschenken, tauschen, verleihen, vermieten oder verpachten.“ Weiterhin ist hier festgelegt, dass ein Inventarverzeichnis über die angeschafften Gegenstände zu erstellen ist. Auf Grund der gesetzlichen Bestimmungen sind diese Inventarverzeichnisse 10 Jahre aufzubewahren. Ausnahmen sind zugelassen. Im Bereich des Jugendamtes werden alle Unterlagen zu Vorgängen in Zusammengang mit Förderrichtlinien 30 Jahre aufbewahrt.
3. Wie ist sichergestellt, dass Stadtratsmitglieder Akteneinsicht in die Inventarlisten nehmen können?
Die Akteneinsicht für Stadtratsmitglieder regelt sich gemäß § 21 der Geschäftsordnung für den Stadtrat der Landeshauptstadt Erfurt und seiner Ausschüsse.
Mit freundlichen Grüßen
A. Bausewein